Bu makalemde, Exchange Server üzerinde eDiscovery ile kullanıcının mailboxında belirli bir mail için arama yapmak istemem ancak yaşadığım bir sorundan kaynaklı bunu yapamadığımı ve sorunun nasıl çözüme ulaştırılacağını adım adım göstereceğim, tabii ki bunun için öncelikle Exchange Serverınızda retention policylerinizi ayarlamış olmanız gerekmektedir. Bunun için de ayrıca bir makale yazmaya çalışacağım sizler için.
Lütfen unutmayınız ki; Exchange Server eDiscovery & Hold özelliği, silinen bir maili restore etmek için kullanılmamaktadır. Bu özellik ile birlikte, kullanıcının veya kullanıcılarınızın mailboxlarında belirli bir keyword içeren mail veya maillerin, hiç bir zaman silinmemesi veya belirleyeceğiniz gün kadar durduktan sonra silinmesi için kullanabileceğimiz bir özelliktir. Tabii ki yine bunun için yukarda da bahsetmiş olduğum retention policylerimizin öncesinde ayarlanmış olması işimizi kolaylaştıracaktır, retention policylerimiz sayesinde belki de eDiscovery’e ihtiyacımız olmayabilir. Fakat çok önemli bir keyword içeren mailin asla silinmemesi için tabii ki bu özelliği kullanabiliriz. Kullanıcımız bu maili silse dahi, siz oluşturmuş olduğunuz eDiscovery kuralı sayesinde sürekli olarak bu keywordü aratacağınız için, pst olarak kullanıcının sildiği bu mail veya mailleri restore etme imkanınız olacaktır.
Silinen bir mailin restore edilmesi için, kullanıcının bunu Outlook üzerinden yapması gerekmektedir. Bunun dışında bir Journal maili tanımlayarak, exchange serverınıza ekleyebilir ve bu şekilde de silinen mailler için bir restore önlemi alabilirsiniz. 3. Bir seçenek ise bir third-party yazılım kullanarak exchange serverınızla bu yazılımı bağlayarak, maillerinizi arşivleterek lazım olduğu zaman restore işlemini bu uygulamaya yaptırabilirsiniz. 4. Bir seçenek ise exchange serverınızda retention policylerinizi ayarlarken, archive özelliğini açarak exchange server üzerinde maillerin arşivlenmesini sağlayabilir ve exchange üzerinden restore işlemi yapabilirsiniz. Tabii 4. Seçenek için, bir archive database I oluşturup mount etmeniz gerekecektir. Şahsen ben bu işlemlerimi iş ortaklarımda bir Journal maili oluşturarak çözümlüyorum. Genelde elbette ki bu iş ortaklarıma on-prem Exchange Server’dan kurtulup, “Office 365 tarafına yönlendirelim mail sistemimizi” şeklinde tavsiyelerde bulunduğumu da itiraf etmeliyim ????
Bu makalemde yapılan işlemler aslında genel olarak bir mailbox databaseimizdeki index sorununun çözümüdür(aynı zamanda kullanıcıların arattığı maili bulmada yaşadığı sorunlar vs gibi) ancak ben bu index problemini bir kullanıcımın mailini aramak istediğimde farkettiğimden dolayı, yine bu makale içinde aynı zamanda Exchange Server’da eDiscovery kısmını nasıl kullanabileceğimize de haliyle çok az da olsa değinmiş olacağım.
Exchange Server eDiscovery üzerinden, arama yaptığım zaman aşağıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz hata ile karşılaştım;
Bunun üzerine Exchange Management Shelli açarak Get-MailboxDatabaseCopyStatus komutumu çalıştırdığımda, mailbox databaseimin ContentIndex statüsünün fail a düştüğünü gördüğüm, aşağıdaki ekran görüntüsünde karşılaşacağınız ekranı görebilirsiniz;
Bu index problemini düzeltebilmek için ilk adım olarak Microsoft Exchange Search Host Controller ve Microsoft Exchange Search servislerimi durdurmam gerekliydi, bu 2 servisimi aşağıdaki 2 komutu yazarak durdurdum;
Akabinde yine aşağıda görebileceğiniz komut yardımıyla, sorunlu database tarafına gittim;
Bu işlemimden sonra ise; bana verdiği çıktıdaki path a gidip, database GUIDsi ile gözüken klasörü silmem gerekti. Bu aşamada, alttaki .edb dosyasını silmeyiniz, sadece klasörü silerek adımlara devam etmemiz gereklidir. Edb dosyasını silmeniz durumunda databaseiniz tamamen bozulacak ve Exchange Serverınız için ciddi sorunlarla karşılaşacaksınızdır.
Bu klasörümü de sildikten sonra, durdurmuş olduğum 2 servisimi aşağıdaki komutlar yardımıyla yeniden başlattım;
Tüm bu işlemlerden sonra, Exchange Serverdaki databaseimizin tekrar indexlenmesi biraz zaman alacaktır ve bir süre sonra aşağıdaki komut yardımıyla tekrar kontrol ettiğimizde ise, bu sefer ContentIndex statümü “Healthy” olarak gördüm(tekrar indexlemesi benim ortamım için yaklaşık olarak 63 saat 45 dakika kadar sürmüştür, database boyutunuza bağlı olarak bu süre değişkenlik gösterecektir) ve bu işlemlerim tamamlanmış oldu.
Tekrar kullanıcımın mailini restore etmek için Exchange Server eDiscovery modülüme gelerek işlemlerimi gerçekleştirdim. eDiscovery ile search ettikten sonra, herhangi bir hata ile karşılaşmadan deneme için arattığım 1 adet maili başarılı bir şekilde bulduğunu söyleyen ekran görüntüsünü de aşağıdan görebilirsiniz;
Tekrar hatırlatmam da fayda olacaktır ki, eDiscovery özelliği ile silinen tüm maillerinizi restore edemezsiniz. eDiscovery kuralı yazdığınız keywordler için maillerde arama yapacaktır ve kuralınıza match eden bir silinen mail olması durumunda ancak bu mail veya mailleri restore edebileceksinizdir.
